INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/2016
Gentile interessato, desideriamo informarLa che il Regolamento generale sulla protezione dei Dati personali (Reg. Ue 2016/679, d’ora in avanti GDPR) prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei Dati di carattere personale come diritto fondamentale. Secondo la normativa indicata, il trattamento dei Dati personali deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
La seguente informativa rappresenta un adempimento previsto dall’articolo 13 del GDPR.
Matter Solutions s.r.l., con sede legale in Via del Serafico 159, 00142 – Roma, con P.IVA: 09175681007, in qualità di titolare del trattamento dei Dati (in seguito ‘Titolare”), La informa, ai sensi dell’art. 13 e 14 Regolamento UE 679/2016 (in seguito “GDPR”), che i Dati raccolti saranno trattati con le modalità e per le finalità di seguito descritte:
1. Oggetto del trattamento
I Dati personali e le categorie particolari di Dati personali comunicati dal soggetto interessato, sono trattati dal Titolare del trattamento per l’esecuzione di un contratto cui gli interessati fanno parte. Sulla base del presupposto di liceità che consente il trattamento dei Dati personali per una o più specifiche finalità dopo espresso consenso dell’interessato sarà possibile l’effettuazione di trattamenti di Dati personali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fotografie, immagini audio-video che raffigurano/riprendono i partecipanti all’evento. Tali Dati possono essere soggetti anche a pubblicazione/diffusione come di seguito definito.
2. Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
I Dati personali (immagini foto e riprese audio-video) verranno trattati per attività:
a) documentazione, promozione e pubblicizzazione dell’evento e delle attività svolte dal Titolare. Il Titolare, nel corso dell’evento, potrà acquisire immagini e/o registrazioni audio video che riguardano i partecipanti all’evento. La raccolta delle immagini è subordinata alla previa acquisizione dell’autorizzazione all’uso delle stesse di cui alla pagina 1 del presente documento.
b) diffusione e pubblicazione dei Dati su siti web del Titolare e/o su report aziendali, anche fruibili on-line, e su piattaforme pubbliche e social. I Dati raccolti dal Titolare potranno essere usati per le finalità rappresentate e, comunque, vincolati dal trattamento sopra descritto ovvero per finalità di documentazione e promozione con riguardo all’evento indetto dal Titolare e ai propri prodotti e ai servizi che il Titolare offre e comunque per promuovere la sua attività, e solo se autorizzato al trattamento. In particolare, gli stessi possono essere pubblicati e quindi diffusi su:
– i siti web aziendali e social network,
– brochure o dépliant aziendali,
– piattaforme da questa svolta, nonché per finalità di riproduzione dell’evento dedicate al web-streaming dell’evento (ove presente),
– ogni altro supporto comunque destinato alla diffusione dei tuoi Dati e in uso dal Titolare ed utilizzato a fini promozionali dell’attività.
c) Per finalità di sicurezza informativa.
Il Titolare tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori, i Dati raccolti in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei Dati personali conservati o trasmessi.
A tal fine il Titolare prevede procedure per la gestione della violazione dei Dati personali (data Breach) nel rispetto degli obblighi di legge al cui adempimento è tenuta.
3. Modalità del trattamento e Conservazione
Il trattamento sarà effettuato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 GDPR e potrà avvenire sia mediante sistemi informatici (cloud, Internet, intranet, computer e dispositivi mobili) e processi automatizzati, sia in modalità cartacea (archivi), in un formato strutturato, comune e leggibile. Il Titolare assicura che verranno raccolti solo i Dati personale strettamente necessari per l’esecuzione legittima del processo, nel rispetto del principio di minimizzazione dei Dati ai sensi dell’art. 5, paragrafo 1, lettera c) del GDPR. Gli archivi cartacei e soprattutto elettronici nei quali vengono archiviati e conservati i Dati raccolti sono protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguati a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare. Il Titolare provvede alla verifica periodica e costante delle misure adottate, soprattutto per gli strumenti elettronici e telematici, a garanzia della riservatezza dei Dati personali per loro tramite trattati, archiviati e conservati, soprattutto se appartenenti a categorie particolari.
I Dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione dell’autorizzazione all’uso delle immagini e alla loro diffusione e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono. Gli archivi informatici si trovano all’interno dei confini dell’UE (o SEE) e non è prevista la loro connessione o interazione con database locati all’estero. I Dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla autorizzazione all’uso delle immagini e delle registrazioni sonore-visive raccolte e rilasciate al Titolare ai sensi della Legge del 22 aprile 194, n.633 (Legge sul diritto d’autore). Le immagini e le registrazioni sonore-visive raccolte saranno conservate dal Titolare per 20 anni dalla data di realizzazione in quanto considerate opere non creative (ai sensi degli artt. 87 e ss della Legge del 22 aprile 1941, n. 633). È fatta salva la revoca del consenso e dell’autorizzazione ed è fatto salvo il diritto dell’interessato ad opporsi in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alle situazioni specifiche particolari dell’interessato.
4. Natura del conferimento dei Dati e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei Dati personali è obbligatorio per le finalità descritte al punto 1. Il loro mancato conferimento comporta la mancata erogazione del servizio richiesto del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge. Resta inteso che, laddove l’interessato dovesse revocare l’autorizzazione od opporsi alla diffusione dei propri Dati, gli stessi non saranno diffusi dal Titolare; si precisa che la revoca avrà effetto a decorrere dalla data di comunicazione della richiesta. Il Titolare sarà tenuto ad attestare l’avvenuta rimozione delle immagini fotografiche e/o registrazioni video-sonore oggetto di revoca. Resta inteso che la revoca non avrà alcun effetto rispetto ai trattamenti già effettuati e altrettanto dovrà aversi nel caso in cui la cancellazione/rimozione dei Dati sia diventata impossibile o comunque di difficile realizzazione, come per esempio, nel caso di salvataggio effettuato da terzi sui propri pc o altri supporti e la loro pubblicazione su brochures, o dépliant aziendali.
5. Accesso ai Dati
I Dati raccolti saranno trattati per le finalità di cui sopra da dipendenti e/o collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati del trattamento e/o referenti interni del trattamento e/o amministratori di sistema. Saranno trattati da soggetti terzi (ad esempio, fornitori) ove svolgano attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
6. Comunicazione dei Dati
Senza suo espresso consenso (ex art. 6 lett. b), c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi Dati ad Enti pubblici per ottemperare agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria ovvero imposti dalle Autorità, che li tratteranno nella loro qualità di titolari autonomi del trattamento. In genere i fornitori di servizi prescelti operano tramite data center localizzati sul territorio dell’UnioneEuropea. Nel caso i Suoi Dati saranno oggetto di trasferimento fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), anche per finalità di gestione tecnica dei Dati raccolti, questo avverrà esclusivamente nel pieno rispetto del GDPR, verso imprese aderenti al Privacy Shield (USA) o Paesi terzi con riconosciute specifiche garanzie di adeguatezza dalla Commissione europea o siano fornite adeguate garanzie di tutela dei Dati personali per mezzo di accordi o clausole contrattuali (fra cui le norme vincolanti d’impresa – BCR, e clausole contrattuali tipo).
7. Diritti dell’interessato
In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell’art.15-22 del Regolamento UE 2016/679, ed in particolare:
a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri Dati personali;
b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei Dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei Dati;
d) ottenere la limitazione del trattamento;
e) ottenere la portabilità dei Dati, ossia riceverli dal Titolare del trattamento, in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
h) chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei Dati;
i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
j) proporre reclamo a un’autorità di controllo, contattando il Titolare o il DPO, inviando una email a info@mattergroup.com.
Al fine di garantire la protezione delle informazioni personali dell’interessato, potremmo aver bisogno di richiedere ulteriori informazioni specifiche, che confermino l’identità dell’interessato richiedente e garantirne così il diritto di accesso alle informazioni (o a esercitare uno qualsiasi degli altri diritti) solamente a persone aventi il diritto di ricevere tali comunicazioni. Si tratta di un’altra misura di sicurezza idonea alla protezione dei Dati personali.
La richiesta di accesso alle proprie informazioni personali (o per esercitare uno dei diritti sopraindicati) è gratuito. Tuttavia, se la richiesta è chiaramente infondata o eccessiva potremmo addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni oppure rifiutarci di soddisfare la richiesta in tali circostanze.
8. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei Dati personali (DPO)
Il Titolare del trattamento è: Matter Solutions s.r.l., con sede legale in Via del Serafico 159, 00142 – Roma.